Seminario di algebra e geometria

 

Procedure amministrative



 

Procedura di prenotazione data per seminario

 

1) Cercare una data disponibile alla pagina delle proposte.

2) Comunicare all’amministratore della pagina la data e lo speaker proposti.

4) L’amministratore renderà la data prenotata alla pagina delle proposte.

3) Contattare lo speaker.

4) Alla conferma da parte dello speaker, contattare di nuovo l’amministratore che renderà tale proposta confermata.

5) La proposta apparirà su calendario ufficiale del seminario.

 

Aula di Consiglio

 

Le chiavi dell’Aula di Consiglio sono detenute in segreteria didattica e dal portiere.

Delle prenotazioni dell’Aula di Consiglio si occupa Francesco Mazzitelli.
Controllare che l’aula non sia occupata per eventi eccezionali come le sedute di laurea.

 

 

Laptop e proiettore

 

Per usare il proiettore serve un’uscita VGA. Se si usa un MAC, procurarsi un adattatore MAC-VGA.

 

 

Annuncio al notiziario settimanale

 

L’annuncio del seminario al notiziario settimanale rimane a carico dell’invitante.

E` sufficiente inviare un’email all’indirizzo seminari@mat.uniroma1.it entro le ore 9:00 del venerdì della settimana precedente il seminario.

 

 

 

Per il rimborso: richiesta di codice fiscale

 

 

Per ottenere un qualunque rimborso dal Dipartimento, è necessario avere un codice fiscale italiano rilasciato dall’Agenzia delle Entrate.

 

(Se si usa un codice fiscale non rilasciato dall’Agenzia delle Entrate, il Dipartimento subirà una multa, come già accaduto in passato.)

Non è sufficiente calcolarselo online, per esempio sul questo sito.

(Il motivo è semplice: il codice fiscale deve distinguere le persone mentre l’algoritmo di calcolo potrebbe produrre due codici fiscali identici per individui distinti. In tal caso, il primo individuo che lo richieda all’Agenzia delle Entrate otterrà quello prodotto dall’algoritmo; il secondo individuo otterrà una leggera variazione del primo.)

 

Per richiedere il codice fiscale, scaricare il modello editabile dal sito dell’Agenzia delle Entrate.

Scannerizzare in formato PDF un documento di identità, presumibilmente un passaporto o un passaporto con visto.

Compilare i riquadri con la crocetta indicati qui, notando che la parte C è solo per coloro che abbiano la residenza fiscale in Italia e la parte D è solo per coloro che abbiano la residenza fiscale all’estero.

(Ricordarsi di usare sempre il nome completo come compare sul documento di identità!)

La parte E e la parte “DELEGATE” va lasciata in bianco mentre la parte “DOCUMENTS ENCLOSED” va compilata (per esempio con “passaporto” oppure “passaporto e visto”). Produrre il PDF finale, stamparlo, farlo firmare all’ospite e scannerizzarlo firmato in formato PDF.

 

Inviare il documento scannerizzato e la richiesta di codice fiscale firmata e scannerizzata a Maura Santoboni per e-mail.

 

 

 

 

Modalità A di rimborso: puro rimborso spese

 

 

Informazioni generali

L’ospite prenota un QUALUNQUE albergo (oppure l’invitante prenota un albergo per l’ospite) e salda il totale a fine soggiorno.

 

Possiamo rimborsare all’ospite le spese di puro viaggio (anche locali), l’albergo e le spese di vitto documentate da scontrino parlante.

Queste saranno rimborsate interamente e senza alcuna trattenuta per lui, o aggravio per noi.

 

In questo tipo di rimborso NON sono contemplate diarie o onorari per il seminario.
Nota: la tassa di soggiorno non è rimborsabile.

 

 

Procedura operativa di rimborso

 

Andare alla pagina dell’amministrazione http://www.mat.uniroma1.it/dipartimento/uffici/amministrazione

Cliccare a destra su “Professori visitatori”.

Se l’ospite non è registrato, cliccare su “Registra nuovo ospite”.

        Ricordarsi di usare il nome completo come compare sul passaporto o sul documento di identità.

A tal fine servirà richiede un codice fiscale italiano (vedi sopra), se non già posseduto.

Se si sta contemporaneamente richiedendo il codice fiscale all’Agenzia delle Entrate, compilare comunque la domanda di rimborso usando il codice fiscale generato su questo sito, ricordandosi di usare il nome completo come compare sul documento di identità (il rimborso sarà poi liquidato quando il codice fiscale verrà emesso).

La residenza fiscale non sarà importante per questo tipo di rimborso (lo sarà per il tipo B), ma dobbiamo comunque metterla.
La convenzione per evitare la doppia imposizione in questo caso non serve perché l’importo non sarà imponibile.
Terminare la registrazione cliccando su “Procedi”.

Tornare sulla pagina “Professori visitatori”.
        Ora che l’ospite è registrato, selezionarlo e selezionare
Compilare il modulo di richiesta trattamento economico o rimborso spese (con eventuale compenso per conferenze e seminari)”. Cliccare “Procedi”.
                Il “sottoscritto” è l’invitante che compila il modulo, anche se non titolare dei fondi di ricerca.
                Selezionare “soggiorno senza diaria” e “albergo da rimborsare all’ospite”.
                NON compilare la parte “Richiesta di rimborso per conferenze e seminari”.
                Selezionare in fondo “Pagamento non anticipato”.
                Per le banche USA sono necessari i codici BIC (anche detto SWIFT) e ABA (anche detto routing code). Attenzione: alcune banche USA hanno più numeri ABA a seconda dell’operazione che si sta facendo.
                Cliccare su “Procedi”.

Stampare la pagina web risultante “Trattamento economico” in versione PDF (per tenerla da parte) e poi stampare il PDF.
        L’ospite dovrà firmare il modulo alla voce “Firma dell’ospite”, l’invitante alla voce “Il richiedente”, il titolare dei fondi alla voce apposita.

        Inoltre, fotocopiare il documento di identità o il passaporto.

        Biglietti aerei o del treno, carte di imbarco, biglietti dell’autobus o della metro e scontrini per cui si richiede il rimborso vanno acclusi IN ORIGINALE (quando esista un originale, altrimenti stamparli dal formato digitale).

       

        Il materiale va consegnato a Maura Santoboni in Segreteria Amministrativa.

 

 

Modalità B di rimborso: rimborso spese con compenso

 

 

Informazioni generali

Per “compenso” si intende l’onorario per un seminario o una conferenza tenuti, oppure una diaria oppure entrambi.

 

L’invitante prenota presso un albergo che ha già contatti con noi. Esiste una lista (vedi sotto).

Si possono includere alberghi nuovi in questa lista, ma devono possedere un conto dedicato ai rapporti con la pubblica amministrazione e il documento di regolarità contributiva (DURC) non più vecchio di tre mesi, e devono trasmettere questi dati alla nostra segreteria amministrativa.
Senza DURC e conto dedicato non sarà possibile pagare l’albergo in modalità diretta (il che vuol dire che l’ospite pagherà, ma il rimborso delle spese dell’albergo subira una trattenuta del 20% per i residenti fiscali in Italia e del 30% per i residenti fiscali all’estero che non esibiscano una convenzione contro la doppia imposizione, vedi in basso).

Non essendo per ora gli alberghi sul MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione), bisogna acquistare il servizio alberghiero tramite ordine diretto.

 

Possiamo rimborsare all’ospite le spese di viaggio (anche locali), le spese di vitto documentate da scontrino parlante.

L’albergo invierà alla Segreteria amministrativa la fattura intestata al Dipartimento di Matematica che salderà con bonifico.

(Con le nuove regole, anche la tassa di soggiorno è rimborsabile.)

 

Trattandosi di una modalità di rimborso diversa, sull’ammontare complessivo ci sarà un 8,5% di IRAP di aggravio per noi.


Inoltre TUTTO IL RIMBORSO sarà soggetto a imposizione fiscale.
L’ospite quindi vedrà il suo rimborso decurtato: lo stato italiano effettua una trattenuta pari al 20% se si è residenti fiscali in Italia (la porzione di tale trattenuta sulle spese effettuate dovrebbe essere recuperabile in fase di dichiarazione dei redditi come “spese per produrre reddito”, ma la cosa non è chiara) oppure una trattenuta pari al 30% se non si è residenti fiscali in Italia.
Tale trattenuta si può evitare se l’ospite è munito di “Dichiarazione sostitutiva contro la doppia imposizione”. Il modulo apposito è disponibile in rete alla pagina “Registrazione”. L’ospite dovrebbe presentarlo all’autorità fiscale del suo paese e chiedere che lo compilino (!). La cosa mi sembra improbabile: il meglio che si riesca a fare è chiedere che l’autorità fiscale del paese di provenienza rilasci un suo certificato e sperare che tale certificato sia accettato dalle autorità italiane.

 

 

 

Procedura operativa di rimborso

 

Prima del soggiorno.

1) Prenotazione albergo

Prenotare telefonicamente uno degli alberghi della lista. Chiederanno un’email di conferma. Inviare loro un’email con tutti i dati: nome dell’ospite, date, nome e indirizzo del’albergo, tipo di stanza (singola o doppia uso singola; nel caso voglia una doppia con un accompagnatore, specificare di addebitare il costo della singola al Dipartimento e il rimanente all’ospite), importo per notte e totale; includere la richiesta di intestare tale fattura al

Dipartimento di Matematica
“Sapienza” Università di Roma
Piazzale Aldo Moro 5 – 00185 Roma
P. IVA 02133771002        C.F. 80209930587  


e di inviarla all’indirizzo


Al Segretario Amministrativo
Dipartimento di Matematica
“Sapienza” Università di Roma
Piazzale Aldo Moro 5 – 00185 Roma

e chiedere una definitiva conferma per email.


1’) Prenotazione Foresteria (alternativa all’albergo)
La pagina web della foresteria di Via Volturno 42
è http://www.uniroma1.it/foresteria_sapienza (la stanza singola costa 40 euro a notte, la doppia 50 euro a notte).
Controllare telefonicamente con la portineria della foresteria
(+39) 06 94362600 la disponibilità di una stanza per il periodo desiderato.

Contattare Grazia Mattacchione che chiederà una mezza pagina di motivazione per il soggiorno (dettaglio della ricerca, se per collaborazione; oppure sunto del seminario), chiederà un modulo di ordine diretto di acquisto (vedi al punto 2), inoltrerà la richiesta alla foresteria e poi invierà un’email di conferma della prenotazione.


2) Ordine diretto di acquisto per beni alberghieri
Nel caso di prenotazioni in albergo, stampare le ultime due emails scambiate (la vostra richiesta di conferma che contiene tutti i dati e la definitiva risposta dell’albergo): fungeranno da preventivo.

Andare alla pagina http://www.mat.uniroma1.it/dipartimento/uffici/amministrazione e cliccare su “Dichiarazione per acquisti”.
Riempire la prima pagina tranne le voci: numero di protocollo, CIG, CUP. Nota: l’importo si può riportare anche al lordo dell’IVA, indicando “IVA inclusa”. Tale ordine rientra nel “Caso A”.
Riempire la parte “Acquisto di servizi alberghieri” nella seconda pagina.

Far firmare al titolare dei fondi di ricerca e consegnare tutto a Grazia Mattacchione.

 

Durante o dopo il soggiorno

 

Andare alla pagina dell’amministrazione http://www.mat.uniroma1.it/dipartimento/uffici/amministrazione

Cliccare a destra su “Professori visitatori”.

Se l’ospite non è registrato, cliccare su “Registra nuovo ospite”.

        Ricordarsi di usare il nome completo come compare sul passaporto o sul documento di identità.

A tal fine servirà produrre un codice fiscale italiano (se non già posseduto).

Questo può essere fatto alla pagina http://codicefiscale.it/ (ricordarsi di usare il nome completo come compare sul documento di identità!)

In tal caso, salvare il risultato in PDF e stamparlo.
La residenza fiscale sarà importante per questo tipo di rimborso.
Terminare la registrazione cliccando su “Procedi”.

Tornare sulla pagina “Professori visitatori”.
        Ora che l’ospite è registrato, selezionarlo e selezionare “
Compilare il modulo di richiesta trattamento economico o rimborso spese (con eventuale compenso per conferenze e seminari)”. Cliccare “Procedi”.
                Il “sottoscritto” è l’invitante che compila il modulo, anche se non titolare dei fondi di ricerca.
                Si può selezionare “soggiorno senza diaria” oppure “soggiorno con 2/3 di diaria” se si paga anche l’albergo, oppure “soggiorno con diaria intera” se non stiamo rimborsando o pagando l’albergo.
                La tabella riporta la diaria percepita dall’ospite (in euro) al netto delle eventuali trattenute fiscali.

Al giorno

Senza trattenute

Trattenute 20%
(residenza fiscale in Italia)

Trattenute 30%
(residenza fiscale all’estero)

Diaria intera

155.80

124.64

109.06

2/3 diaria

103.87

83.09

72.71


                Selezionare “albergo pagato direttamente dal dipartimento”. Non includere il costo dell’albergo, in quanto già riportato nel modulo “ordine diretto”.
               
                La tabella riporta l’onorario percepito dall’ospite (in euro) per 1 seminario, al netto delle eventuali trattenute fiscali.

Per 1 seminario

Senza trattenute

Trattenute 20%
(residenza fiscale in Italia)

Trattenute 30%
(residenza fiscale all’estero)

Onorario

142.86

114.29

100.00


                Selezionare in fondo “Pagamento non anticipato”.
                        Nota: per le banche USA sono necessari i codici BIC (anche detto SWIFT) e ABA (anche detto routing code). Attenzione: alcune banche USA hanno più codici ABA a seconda dell’operazione che si sta facendo.
                        Cliccare su “Procedi”.

Stampare la pagina web risultante “Trattamento economico” in versione PDF (per tenerla da parte) e poi stampare il PDF.
        L’ospite dovrà firmare il modulo alla voce “Firma dell’ospite”, l’invitante alla voce “Il richiedente”, il titolare dei fondi alla voce apposita.

Dalla pagina “Trattamento economico”, cliccare su “Parcella”. Si aprirà un’altra pagina. Stamparla in versione PDF, salvarla e poi stamparla su stampante.
                L’ospite dovrà firmare il modulo alla voce “Il prestatore d’opera”.
        Inoltre bisognerà accludere una marca da bollo da 2 euro (in teoria sarebbe a carico dell’ospite, ma ovviamente rimarrà a carico dell’invitante).
                Per gli ospiti con residenza fiscale in Italia è possibile evitare di accludere la marca da bollo, scrivendo “Marca da bollo a carico dell’ospite”.

        Sempre dalla pagina “Richiesta di trattamento economico” che sarà rimasta aperta, cliccare su “reddito non superiore a 5000 euro” oppure “reddito superiore a 5000 euro” a seconda che l’ospite abbia ottenuto COMPENSI occasionali (ossia non il suo stipendio) da amministrazioni pubbliche italiane inferiori (quasi sempre) o superiori (quasi mai) a 5000 euro nell’anno solare in corso.
                Stampare come prima il modulo e farlo firmare all’ospite.

        Inoltre, fotocopiare il documento di identità o il passaporto.

        In caso ci sia un onorario per seminari/conferenze, stampare un file testo che riporti l’annuncio dei seminari in questione (con ora, aula, titolo, sunto etc.), per esempio estraendolo dal notiziario dei seminari.

        Biglietti aerei o del treno, carte di imbarco, biglietti dell’autobus o della metro e scontrini per cui si richiede il rimborso vanno acclusi IN ORIGINALE (quando esista un originale).

 

        Il materiale va consegnato a Maura Santoboni in Segreteria Amministrativa.

 


Lista di alcuni alberghi con cui abbiamo contatti

 

Hotel

Indirizzo

Telefono

Prezzi orientativi (singola/doppia)

Note

Galles

Viale Castro Pretorio 66

 06-4454741

105/130

 

Villa delle Rose

Via Vicenza 5

06-4451795

90/120

 

Globus

Viale Ippocrate 119

06-4457001

125/140

 

Ateneo Garden Palace

Via dei Salentini 1/3

06-4440042

125/140

 

Laurentia

Largo degli Osci 65

06-4453821

105/125

 

Locarno

Via della Penna 22

06-3610841

140/160

Stato del DURC ignoto

Athena

Via Ercole Pasquali 3

06-44232217

80/100

Bruttino

Aberdeen

Via Firenze 48

06-4823920

75/105

Problemi con  il DURC

delle Province

Viale delle Province 103

06-44292670

(almeno 100?)

Stato del DURC ignoto

Casa dell’aviatore

Viale dell’Università 20

06-49271677

(almeno 120?)

Stato del DURC ignoto

Canada

Via Vicenza 58

06-4457770

(almeno 140?)

Stato del DURC ignoto